Zgłoszona przez PSML Agnieszka Suliborska z Grupy Polpharma nagrodzona MP Power 12 Awards w kategorii Dział Zakupów – SERDECZNIE GRATULUJEMY!
DOSSIER
Z branżą eventową związana jestem nieprzerwanie od początku 2011 roku. Przez ponad 5 lat pracowałam w regionalnych i globalnych strukturach firmy Oriflame. Na stanowisku Global Conference & Event Manager odpowiadałam za organizację konferencji i eventów oraz zarządzałam programami incentive travel na całym świecie, m.in. w Europie, Afryce, Bliskim Wschodzie i Azji.
W połowie 2016 roku nawiązałam współpracę z agencją Walk Events, w której odpowiadałam za koordynację projektów cross-marketingowych, wykraczających poza same działania eventowe. Jeden z projektów – Otwarcie Posnanii był nominowany do MP Power Awards 2016. Do największych osiągnięć tego okresu zaliczam też organizację pierwszej edycji Porsche Driving Experience. Ogromny sukces przedsięwzięcia wpłynął na decyzję centrali firmy o cyklicznej organizacji imprezy w Polsce i certyfikacji toru w Kamieniu Śląskim. Wśród klientów, z którymi miałam przyjemność współpracować znaleźli się m.in. Philip Morris, IKEA, ABSL, Deloitte.
Koniec 2017 roku to dla mnie duża zmiana zawodowa i decyzja o dołączenia do działu zakupów Grupy Polpharma, gdzie odpowiadam za sekcję zakupów usług eventowych i business travel dla naszych spółek w Polsce oraz wsparcie w Rosji i w Kazachstanie.
Na co dzień korzystam z doświadczenia zdobytego w każdej roli uczestnika procesu organizacji eventu – meeting plannera/ zakupowca/ dostawcy. Lata pracy w Oriflame pozwalają mi na ciągłe identyfikowanie potrzeb klienta wewnętrznego i podnoszenie standardów obsługi. Doświadczenie zdobyte w agencji eventowej pozwala mi za to spojrzeć na branżę z perspektywy dostawcy. Wiem jak ważne jest przekazanie właściwych informacji, czas na przygotowanie oferty i szacunek podczas negocjacji. Wszystkie moje doświadczenia połączone z wiedzą zakupową, pozwalają mi zarządzać kategorią MICE w optymalny sposób: budować relacje z partnerami biznesowymi oraz dostawcami, przy wzajemnym poszanowaniu czasu, pieniędzy i dostarczeniu możliwie najlepszej usługi eventowej mojemu klientowi wewnętrznemu.
KLUCZOWE PROJEKTY ROKU 2018
- W ciągu roku organizujemy ponad pół tysiąca konkursów ofert na usługi związane z organizacją eventów. Jednym z celów 2018 roku było stworzenie bazy dostawców kluczowych oraz katalogowych. Odbyliśmy cykl spotkań z naszymi klientami wewnętrznymi, aby poznać ich potrzeby. Następnie zorganizowaliśmy szereg wizji lokalnych w całej Polsce, konkursów ofert i rund negocjacji. W wyniku naszych działań i prawidłowemu doborowi dostawców:
- znacznie zdywersyfikowaliśmy portfolio i zaprosiliśmy do współpracy nowych lokalnych partnerów, firmy rodzinne i firmy z polskim kapitałem;
- jednocześnie stopień centralizacji zakupów uległ znacznemu wzrostowi – podwoiliśmy vs 2017 liczbę partnerów strategicznych o najwyższych obrotach;
- zakupy usług o najmniejszej wartości zostały przeniesione do katalogów, co znacznie zaoszczędziło czas wszystkich uczestników procesu zakupowego;
- wskaźnik realizacji zamówień na podstawie umów ramowych wzrósł o 50% vs 2017.
- Zainicjowaliśmy projekt digitalizacji briefu i zwróciliśmy się do właściciela jednej z największych baz hotelowych o przygotowanie specjalnej wersji strony dla naszej firmy wg ścisłych wytycznych. W drugim kwartale br. nasi pracownicy będą mogli samodzielnie tworzyć short listy hotelowe używając pełnej kolorowych zdjęć bazy i przesyłać briefy tworzone w bardzo przyjaznym interfejsie. Dział zakupów będzie otrzymywał brief jako gotowe RFQ do wysłania do dostawców w zapytaniu ofertowym.
- Odwiedzamy naszych dostawców i poznajemy nowych podczas wizyt inspekcyjnych. Trzymamy rękę na pulsie na temat tego co się pojawia nowego na rynku. Aktywnie promujemy nowe obiekty hotelowe i konferencyjnie w Grupie.
- Zmieniliśmy percepcję Polpharmy jako klienta na rynku usług MICE.
- Wdrożyliśmy unikalne rozwiązanie do zarządzania kategorią business travel w Polsce.
- Zorganizowaliśmy szereg spotkań i konferencji również zagranicą.
OSIĄGNIĘCIA Z PERSPEKTYWY BRANŻY EVENTOWEJ
Proces screeningu rynku eventowego oraz doboru dostawców kluczowych i ramowych spotkał się z bardzo pozytywnym przyjęciem zarówno ze strony klientów wewnętrznych jak i samych dostawców. Pozwoliło nam to na zacieśnienie współpracy pomiędzy działem zakupów, a biznesem oraz wypracowaniem sobie pozycji partnera z dużą wiedzą rynkową. Jesteśmy postrzegani jako dział, który doradza, a nie narzuca gotowe „jedyne dostępne“ rozwiązania.
Rynek dostawców też zareagował pozytywnie na naszą inicjatywę, ponieważ nie polegała ona wyłącznie na wymianie korespondencji i telefonów, ale przede wszystkim na osobistych spotkaniach połączonych z wizją lokalną lub prezentacją usługi. Zainwestowaliśmy dużo czasu w ten projekt, tak abyśmy nie rozmawiali wyłącznie z dużymi sieciami z centralnym działem sprzedaży, ale dali szansę prywatnym przedsiębiorcom. Strategia dużych negocjacji rocznych umów i cenników ramowych pozwoliła na zwiększenie o 100% liczby aktywnych katalogów w stosunku do 2017 roku. Jest to pierwszy krok w kierunku nowoczesnych zakupów, gdzie ważne jest przyspieszenie procesu i oddanie w ręce biznesu narzędzia, które pozwala na zakup „tu i teraz“ zapewniając najkorzystniejsze warunki handlowe.
Drugim etapem będzie wdrożenie w tym roku w pełni automatycznego narzędzia do briefowania działu zakupów. Dzięki temu mamy zamiar przyspieszyć realizację konkursów ofert i jeszcze bardziej zróżnicować bazę dostawców. Podobne rozwiązanie planujemy wdrożyć w Kazachstanie, wchodząc w kooperację z globalnym partnerem. Na rynku kazachskim będziemy pionierami korzystania z tej usługi.
O CZYM POWINNI WIEDZIEĆ JURORZY, A ZAPOMNIELIŚMY ZAPYTAĆ…
Nie zajmuję się wyłącznie kategorią eventową, ale także business travel. Jednym z najważniejszych projektów 2018 roku była pełna digitalizacja obszaru business travel w całej Grupie Polpharma. Jesteśmy pionierem na rynku polskim i jedną z pierwszych firm na arenie międzynarodowej, która wdrożyła narzędzie online do samodzielnych rezerwacji podpięte bezpośrednio do GDS (globalnego dostawcy kontentu), uniezależniając się tym samym od konkretnego biura podróży. System został wdrożony w sierpniu i już w grudniu ponad 70% rezerwacji była realizowana online.
Digitalizacja nie objęła wyłącznie samego procesu bookingu podróży, ale także pozyskania kontentu. W tym roku po raz pierwszy zorganizowaliśmy e-aukcję dla hoteli korporacyjnych. Ten sposób pozwala nam na poprawę transparentności procesu oraz zwiększenie puli zaproszonych do przetargu hoteli. Docelowo chcemy, aby każdy podmiot spełniający podstawowe kryteria mógł zgłosić się do konkursu.
Powyższy pomysł doczekał się swojego roll-out’u w spółkach stowarzyszonych w Polsce oraz u partnerów zagranicznych. Dodatkowo w Kazachstanie automatyzujemy proces akceptacji podróży służbowych. Samodzielnie zaprojektowaliśmy go tak, aby spełniał wszystkie lokalne wymogi prawne (w samym Kazachstanie nie ma gotowego rozwiązania).
Kompletne wyniki są tutaj: http://www.meetingplanner.pl/artykuly/mp-power-awards/art,132,mp-power-awards-2018-nagrody-branzy-eventowej-rozdane.html#12