Obecnie dużo mówi się o potrzebie cyfryzacji dokumentów stosowanych w branży transportu i logistyki. Częściowo jest to związane z koniecznością wdrażania usprawnień organizacyjnych i wypracowywania wzrostu konkurencyjności. Wynika to także z planowanego na 2024 rok wejścia w życie obowiązku akceptacji elektronicznych wersji dokumentów w całej Unii Europejskiej. Jednak – mimo wielu benefitów, jakie niesie automatyzacja i cyfryzacja – wciąż stosunkowo niewiele polskich firm zdecydowało się już na wdrożenie eCMR. Czy jest się czego obawiać? I jakie są rzeczywiste korzyści ze stosowania elektronicznej dokumentacji transportowej?
Oszczędności czasu i pieniędzy
Podstawową korzyścią z cyfryzacji dokumentów przewozowych są możliwe do osiągnięcia oszczędności. Odnoszą się one zarówno do czasu pracy personelu, jak również do nakładów finansowych ponoszonych przez każdą z firm uczestniczących w procesie transportowym.
Obsługa zaledwie jednego papierowego listu przewozowego zajmuje średnio 23 minuty, co daje koszty na poziomie około 15,61 zł. Natomiast obsługa elektronicznego listu przewozowego wymaga zaledwie 9 minut, co obniża koszty do 6,11 zł na jednym dokumencie na podstawie przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Przy dużej liczbie transportów w skali roku wartości te rosną do niebotycznych, zupełnie niepotrzebnie ponoszonych kosztów. To przecież nie są wszystkie wydatki związane z dokumentacją papierową, bo trzeba do nich też dodać nakłady na zakup papieru, tonerów do drukarek, energii, usług pocztowych i kurierskich czy przechowywanie dokumentów przez obowiązkowy okres 5 lat.
„Analizując oszczędności, jakie można wygenerować poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań, trzeba dokładnie sprawdzić nakłady potrzebne na ich wdrożenie i utrzymanie. W GreenTransit postawiliśmy na prostotę implementacji oraz korzystania z naszej platformy. Użytkownicy płacą jedynie za wygenerowany lub wgrany do systemu dokument, a wszelkie funkcjonalności – takie jak udostępnianie, podpisywanie i przechowywanie – nie wymagają ponoszenia dodatkowych kosztów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów umożliwiamy także zastosowanie stawki abonamentowej, którą wyliczamy indywidualnie na podstawie liczby dokumentów generowanych w skali roku lub miesiąca. Pozwala to na wpisanie stałej kwoty do budżetu na dany rok kalendarzowy” – radzi Sebastian Stolarczyk z GreenTransit.
Szybsze fakturowanie i płatności
Przy obiegu dokumentów w wersji papierowej okres od zakończenia transportu do rozpoczęcia procesu fakturowania usługi może wynieść nawet 21 dni. Wydłuża się tym samym czas oczekiwania na płatność o prawie miesiąc, co może powodować poważne problemy z płynnością finansową przewoźnika. Aby ich uniknąć, wiele firm decyduje się na wysyłanie oryginałów pocztą lub kurierem, co w skali roku generuje dodatkowe, znaczące koszty.
Cyfryzacja dokumentacji przewozowej umożliwia natomiast przyspieszenie płatności za transport. Wszystkie dokumenty są bowiem zapisane na platformie i dla wszystkich uprawnionych uczestników procesu są dostępne online. Nie ma więc konieczności wysłania oryginałów do odbiorcy. Można wystawić fakturę natychmiast po zakończonym transporcie, a przez to znacznie szybciej otrzymać płatność.
Monitoring przesyłki w czasie rzeczywistym
W branży transportowej nawet najmniejsze opóźnienia mogą skutkować przestojami aut, karami, zakłóceniami produkcji, a w konsekwencji utratą kontrahenta. Bardzo ważną korzyścią ze stosowania dokumentów elektronicznych jest więc możliwość łatwej i szybkiej identyfikacji statusu przesyłki, a także sprawnego dokonywania korekt i poprawiania błędów.
Gdy dostęp do dokumentacji elektronicznej w czasie rzeczywistym mają zarówno zleceniodawca, spedytor, przewoźnik i odbiorca, wtedy wszyscy oni mogą sprawdzać aktualną sytuację z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Oznacza to przykładowo, że spedytor lub przewoźnik ma możliwość przygotowania niezbędnych dokumentów jeszcze przed przyjazdem pojazdu na miejsce załadunku lub rozładunku (często w sposób w pełni zautomatyzowany), co skraca czas oczekiwania kierowcy na miejscu załadunku.
„Co ważne, sprawny elektroniczny obieg dokumentów wymaga zachowania możliwości realizacji transportu również w sytuacji, gdy nie wszyscy uczestnicy procesu korzystają z tego samego systemu. Łatwy dostęp do wszystkich kluczowych dokumentów i możliwość podpisywania ich muszą bowiem mieć wszyscy uprawnieni do tego partnerzy.” – wskazuje Hubert Zaborowski z GreenTransit.
Usprawnienie procesów i komunikacji
Płynny przepływ informacji jest kluczowy dla sprawnej realizacji procesu transportowego. Jednak komunikacja między wszystkimi uczestnikami przewozu bywa mocno problematyczna, gdy stosowane są dokumenty papierowe. Przekazywanie uwag, wprowadzanie zmian, poprawianie błędów czy sprawdzanie statusu przesyłki – wszystko to wymaga sporo czasu oraz wielu połączeń telefonicznych i e-maili.
Przejrzysty proces i sprawna komunikacja pomagają zrealizować transport bez problemów i terminowo. Pomaga w tym właśnie cyfryzacja, dzięki której każda uprawniona osoba ma dostęp do aktualnej wersji dokumentów, może przesyłać swoje uwagi oraz otrzymuje automatyczne potwierdzenia na temat załadunku i dostawy bez konieczności kontroli z załadowcą, odbiorcą lub przewoźnikiem. Co więcej, dokumenty są automatycznie grupowane i przypisywane do jednego przewozu, więc można je szybko odszukać. Po zakończeniu transportu są przechowywane online przez wymagany prawem okres 5 lat, a nawet dłużej.
„Dzięki cyfryzacji można w pełni zautomatyzować cały proces generowania, udostępniania, podpisywania i archiwizowania dokumentacji przewozowej. Dzieje się to m.in. poprzez integrację systemu obsługi dokumentów transportowych z innymi systemami używanymi w danej firmie produkcyjnej, transportowej lub magazynowej. Gdy do tego dołączy się personalizację, czyli np. zastosowanie indywidualnych wzorów dokumentów, cały proces jest całkowicie dopasowany do specyficznych potrzeb firmy i odbywa się w tle, bez angażowania pracowników.” – rekomenduje Hubert Zaborowski.
Bezpieczeństwo i ekologia
W obecnych czasach nie bez znaczenia są aspekty związane z bezpieczeństwem – i fizycznym, i cyfrowym. Pandemia pokazała bardzo dosadnie, jak ważna jest higiena pracy. „Trudno o bardziej higieniczne podejście niż rezygnacja z przechodzących z rąk do rąk papierów na rzecz korzystania przez każdego uczestnika procesu transportowego z dokumentów dostępnych przez własny komputer, tablet lub smartfon. A przy tym rozwiązania cyfrowe są naprawdę bezpieczne, gdy są zaczerpnięte z najlepszych praktyk stosowanych m.in. w bankowości (np. serwery AWS i szyfrowanie). Tego rodzaju zabezpieczenia bardzo dobrze chronią dokumenty przed nieuprawnionym dostępem do nich. Dodatkowo elektroniczne dokumenty posiadają historię zmian oraz lokalizację i stempel czasowy podpisów, co pozwala na weryfikacje kto i gdzie dokonał korekty czy potwierdzenia odbioru lub dostawy” – wyjaśnia Sebastian Stolarczyk.
Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną to także wyraz dbałości o środowisko naturalne. Cyfryzacja pozwala znacząco zmniejszyć zużycie papieru i energii, które są potrzebne do realizacji procesu transportowego. Oszczędności z tego tytułu dochodzą do nawet 360 mln kartek rocznie, przy założeniu drukowania od 3 do 5 kopii każdego dokumentu na jeden transport.