GAZETA PRAWNA 17.11.2014
Spotkanie menedżerów od zarządzania i koordynowania zakupów
Uczestników XII edycji Kongresu Polskich Menedżerów Zakupów POLZAK 2014 gościł w październiku Stadion Narodowy w Warszawie.
W tym roku po raz pierwszy w historii organizacji kongresów jednym z adresatów sesji specjalnej byli menadżerowie zakupów działający w obszarze sektora publicznego.
Wydawca Dziennika Gazety Prawnej (Infor Biznes sp. z o.o.) zapewnił patronat medialny tego wydarzenia, a firma OptiBuy oraz Polskie Stowarzyszenie Menadżerów Logistyki byli organizatorami Konferencji.
W XII Konferencji POLZAK 2014 uczestniczyły osoby zajmujące się zarządzaniem i koordynowaniem: zakupów, łańcucha dostaw, transportu i zaopatrzenia, logistyki, zamówień publicznych oraz narzędzi IT. W trakcie mogli wziąć udział w czterech sesjach tematycznych poświęconych: zarządzaniu kosztami materiałowymi, zarządzaniu kosztami administracyjnymi i usługami, zakupom w zamówieniach publicznych, a także procesom i narzędziom zakupowym.
Jeden proces w różnych ramach
Dokonany przez organizatorów dobór sesji tematycznych umożliwił gościom konferencji poszerzenie swojej wiedzy z zakresu zarządzania zakupami, jak również dał możliwość wymiany swoich doświadczeń i spostrzeżeń z prelegentami oraz specjalistami z branży.
Wprowadzenie do programu konferencji problematyki zakupów w sektorze publicznym umożliwiło jej uczestnikom poznanie specyfiki tego obszaru zakupów. Przeprowadzona dyskusja wykazała, że zakupy w biznesie a zakupy prowadzone w oparciu o procedury zamówień publicznych to jeden proces choć w różnych ramach.
Ważnym ustaleniem z konferencji jest konieczność doprowadzenia do zwiększenia zainteresowania procedurami negocjacyjnymi i elektronicznymi przy dokonywaniu zakupów w sektorze publicznym.
W czasie swojego wystawienia Dariusz Reda z OptiBuy zwrócił uwagę na korzyści jakie dla zakupów publicznych mogą wynikać z zakupów grupowych (np. kilka szpitali może udzielać zamówień wspólnych na sprzęt medyczny, energię elektryczną, środki medyczne itp.). Działania takie nie wymagają zmian w przepisach Ustawy – Prawo zamówień publicznych, a jedynie zwiększenia wiedzy wśród osób zajmujących się zakupami w sektorze publicznym.
W czasie dyskusji zwrócono również uwagę na korzyści jakie niesie ze sobą możliwość prowadzenia negocjacji warunków realizacji poszczególnych zakupów. Przedstawiciele przedsiębiorców biorących udział w konferencji zwracali uwagę na zbyt małe wykorzystanie procedury dialogu technicznego, która umożliwia odpowiednie opisanie przedmiotu zamówienia jeszcze przed ogłoszeniem przetargu, co znacznie upraszcza sam proces zakupowy. Tymczasem zamawiający pomimo, że dialog techniczny wprowadzono do Ustawy – Prawo zamówień publicznych już ponad rok temu, to nadal bardzo sporadycznie korzystają z tych rozwiązań.
Zwrócono również uwagę na zbyt duże przywiązanie zamawiających do trybu przetargu nieograniczonego, podczas gdy Ustawa – Prawo zamówień publicznych umożliwia korzystanie z innych trybów np. dialogu konkurencyjnego, który pozwala na prowadzenie negocjacji z potencjalnymi wykonawcami danego zamówienia, a to zwiększa dopasowania zamawianych dostaw czy usług do faktycznych potrzeb zamawiającego oraz obniżenia kosztów zakupu.
Aukcja elektroniczna dla obniżenie kosztów dostawy
Uczestnicy konferencji mieli możliwość poznania doświadczeń jakie w udzielaniu zamówień publicznych mają zamawiający systemowo wykorzystujący procedury e-procurment. Podkreślali również, że wykorzystanie aukcji elektronicznej przede wszystkim zwiększa przejrzystość mechanizmu udzielenia zamówienia publicznego oraz konkurencyjność składanych ofert. Ponadto dzięki przeprowadzeniu aukcji elektronicznych zamawiający ma możliwość uzyskania korzystniejszej oferty cenowej, co ma istotne znaczenie wobec braku możliwości negocjowania ceny zaoferowanej w ofercie przetargowej.
Zauważono, że korzyści z udzielania zamówień publicznych z wykorzystaniem procedur elektronicznych odnoszą nie tylko zamawiający ale również wykonawcy ubiegający się o uzyskanie zamówienia. Katalog najistotniejszych korzyści dla wykonawców to: transparentność zasad wyboru podmiotu któremu zostanie udzielone zamówienie oraz możliwość wygrania przetargu poprzez zmniejszenie marży w trakcie prowadzonej aukcji.
Biorący udział w konferencji przedstawiciele wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, przedstawiciele firm oferujących kompleksowe rozwiązania wspierające procedury zamówień elektronicznych (OptiBuy) jak i zamawiający, którzy już wykorzystują aukcję elektroniczną zgodnie stwierdzili, że dalszy rozwój zamówień elektronicznych jest korzystny dla systemu udzielania zamówień publicznych.
Biorąc pod uwagę dynamikę prowadzonej dyskusji oraz znaczną ilość wypowiedzi bezspornie uznać można, że włączenie do konferencji menagerów zakupów, również segmentu obejmującego zakupy publiczne, było słuszną decyzją organizatorów, która umożliwiła poszerzenie platformy wymiany doświadczeń oraz otworzyła nowe forum dyskusji. Ich tematyka dotyczyła wykorzystywania doświadczenia w zakupach komercyjnych przy prowadzeniu procedur zakupów publicznych, ale również możliwości wykorzystania wiedzy menadżerów zakupów, zatrudnionych w sektorze publicznym, do zwiększenia efektywności zakupów w firmach komercyjnych.
Marek Okniński