Celem projektu Dialog Branżowy Reklamodawca-Agencja SAR PSML jest: wymiana doświadczeń i wzajemna edukacja środowisk oraz ustalenie najlepszych standardów zakupowych i przetargowych w kategoriach marketingowych: media, komunikacja full service, produkcja TV, komunikacja digital, PR, eventy, brand design, incentives. Propozycję dialogu opieramy o najlepsze standardy współpracy w relacji Reklamodawca-Agencja, między innymi te przyjęte przez EACA (The European Association of Communication Agencies) oraz World Federation of Advertisers – Światową Federację Reklamodawców, będącą głosem reklamodawców z całego świata, odpowiadającą za 90% światowych wydatków na reklamę, zrzeszających ponad 50 czołowych reklamodawców na świecie.
Na pierwszych warsztatach poświęconych zakupom usług eventowych mówiono o następujących zagadnieniach:
- Kosztorysy agencji w przetargach eventowych – co powinny uwzględniać?
Uczestnicy spotkania rozmawiali o tym, jakie elementy powinien zawierać kosztorys agencji biorącej udział w przetargu. Wszyscy zgodzili się co do tego, że stworzenie wzoru dokumentu i wprowadzenie standardowego kosztorysu pomogłoby w wyeliminowaniu ukrytych kosztów. Jednolity wzór byłby także pomocnym narzędziem na etapie porównywania agencji.
- Postawa partnerska w przetargach eventowych.
Wybrano jedną, najistotniejszą wartość, stanowiącą klucz do porozumienia między Reklamodawcami a Agencjami, jaką jest partnerstwo.
- Rozliczanie pracy agencji – terminy płatności/zaliczki/modele rozliczeń/rejection fee.
- TERMINY PŁATNOŚCI
Uczestnicy spotkania poruszyli kwestię terminów płatności i ustosunkowali się do powszechnie stosowanych praktyk.
- ZALICZKI
Uczestnicy spotkania zgodzili się co do tego, że sytuacje, w których agencja otrzymuje zaliczkę na pokrycie kosztów związanych z projektem jest sytuacją prawie niespotykaną.
- REJECTION FEE
Zdanie uczestników dotyczące stosowania rejection fee jest podzielone. Rozwiązaniem problemu może być sprecyzowanie warunków otrzymania rejection fee (np. po wyłonieniu 2-3 agencji, które przechodzą do ostatniego etapu przetargu).
- Czas na przygotowanie oferty – model idealny.
Częstym problemem agencji eventowych jest krótki czas na przygotowanie oferty. Im dłuższy czas na przygotowanie oferty, tym jest ona lepsza.
Kolejne warsztaty poświęcone będą zakupom usług public relations.